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Martin Lin, Taiwan, currently in UK

MD, MSc in Sports Medicine Exercise &Health, CSCS

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總醫師在幹嘛?一年的總醫師下莊心得



總醫師是住院醫師最後幾年必經的過程,比較像是一個行政職級的工作,常常也是住院醫師最不喜歡擔任的職位。總醫師通常會依照該屆的人數以及科部的性質而有不同的分工,但基本上就是一個協助處理科部大小事的職缺。大多數的狀態,總醫師有一點類似部主任或科主任的秘書,協助管理部分科部內的事務。因此,有些時候總醫師的權利或權限可能媲美主治醫師也不一定。但總醫師畢竟是住院醫師,這樣的身份也會有一些尷尬,夾在其他住院醫師、主治醫師與部主任之間,彷彿有很多事情要經手但實質上又未必有決策的權力。在這一年的總醫師洗禮之後,除了臨床上持續有學習以外,更多的是對於人際關係與行政流程的了解。雖說整年到最後有些風風雨雨但目前看來也是平安渡過,所以透過這篇文章紀錄一下一些心得。


總醫師的分工

每一個科部的分工可能都有不同,這也和一屆總醫師有多少人有關。在 Dr. M 服務的台北榮總復健部為例,在有四個人的狀態下分工如下:


行政總醫師

行政總醫師一般來說是大家最不想當的一個職位,主要因為行政流程其實對於醫師來說是一個全新的領域。每天處理的就是一些行政上的瑣碎雜事以及公文的往來。基本上想不到是誰應該要做就是行政總醫師要負責。每天的生活大概就是:

  • 打開科部信箱回信,根據信件內容處理

  • 管理床位負責簽床(告知病人住院)

  • 製作每月的各式報表在部務會議上宣達

  • 協助部主任執行科部的業務

  • 參加部分醫院行政層級的會議

處理的信件可能有感謝信、投訴信等等,也有遇到是副院長要退休需要各科部給予幾句祝福的話等等的事情。其中簽床與橋床位大概是最崩潰的事情之一,如果遇到有病人感染需要隔離就還要向別的科部借床。


教學總醫師

主要負責所有跟教學相關的業務,所以包含住院醫師的讀書會安排、PGY 或見習醫師的 Orientation 與教學、每月班表的安排、科內會議的講師邀請等等。教學總醫師的事情通常不大,但是也很瑣碎,事情也多,所以有些時候一不小心很容易遺漏,但整體來說如果沒有遇到特殊事件壓力並不會很大。


會診總醫師

會診是指住院期間若病人有非原本住院科別的問題,就會會診其他科別的醫師進行協助。以復健科收到的會診單來說,主要是一些長期住院、開刀或中風後的復健開立,當然也會遇到一些哪裡疼痛等的問題。會診總醫師主要負責看整間醫院的會診並且和負責的主治醫師討論病況以及後續安排的治療。會診總醫師的事情較為固定,時間安排上也比較彈性。


注射總醫師

這部分是復健科比較特別的總醫師工作,其他可別可能也會有類似的職位,端看該科別會提供哪一些臨床服務。注射的總醫師主要負責執行主治醫師開立的超音波注射單,並且參與一些主治醫師的超音波檢查注射節。這部分時間是固定,所以在安排事務上也比較方便,也是一個磨練自己臨床注射能力很棒的機會。


科部的運作

其實總醫師很大部分的工作是在維繫一個科部的運作,老實說一個科部可能可以一天沒有主治醫師,但如果一天沒有總醫師,很多事情可能就會無法執行或會執行得非常不順。舉例來說:

  • 科部各項聯絡需要由行政總醫師當窗口,沒有這個窗口訊息可能無法順利到達指定的人手上(這部分也會由科部秘書分擔),同時也沒有辦法簽床

  • 教學活動如 PGY 與見習醫師的 Orientation 或每日的讀書會都需要總醫師協助與通知,若沒有總醫師則教學活動很難進行

  • 會診如果沒有總醫師協助,交由一位主治醫師(還有其他臨床業務)負責可能會延宕很久

  • 注射如果沒有總醫師協助則沒有辦法消化為數眾多的患者,此外也不是每一位醫師都會超音波導引注射

然而,這類型的事物其實很難被人家看到重要性,除非真的有一個人擺爛或臨時出現狀況才可能意識到這些事情原本都是由總醫師協助。因此,有些時候總醫師也會有苦難言,明明做了多事情卻還是被挑三揀四或被認為沒有什麼貢獻,因為大多數的東西都是隱性的。


行政事務的處理

行政事務的處理大概是總醫師這一年最大的考驗與收穫,畢竟其他的工作都已經接觸或看過但行政事務還是第一次。Dr. M 很不喜歡繁瑣的行政事務,但因為這是總醫師生涯的必帶,所以也被迫的學習,但回過頭來也很感謝有這樣的學習經驗,讓我瞭解到行政事務的一些眉眉角角。


管理與規劃事情的先後順序

行政事務很多,也不見得是每一件事情都很重要,同時需要花的時間也不一樣,所以如果沒有好好的分清處輕重緩急與先後順序,很容易會落東落西。在學習與處理行政事務時也可以知道一些行政事務可能需要具備的能力,未來若有需要行政人才也比較知道應該如挑選。


行政事務有些時候是互踢皮球

醫院中很多東西都是公文往來,而很多事情未必有明確誰應該要做,有些老練的老鳥可能就會欺負新上來的人,把原本應該自己做的事情丟給別人做。因此,遇到問題先思考一下這個問題是否是我應該負責解決的,解決的方法是不會很花時間,有沒有比較好的處理方式等等。一般來說,要你做事情通常會有公文,如果沒有公文只是一通電話其實未必真的自己要做。


好人可能容易被欺負,適時地捍衛自己的權利

在處理行政事務上可能會遇到一些不合理的要求,一味的忍氣吞聲可能只會讓事情越來越難處理,所以不要總想著只要當好人,在有禮的前提下,適時的態度強硬,也可能會有比較好的結果。小小八卦分享一下以前學長的經驗,有些人在電話裡頭很大聲,但面對面時就會龜縮起來,所以事實的正面對決也是可以考慮的。


越大的系統或體制可能會有越繁瑣的行政流程

有些東西原本可以很簡單,但是在一個大的公司或團體下反而會很複雜,需要一層一層通過一些相關機關的核可,所以很多事情不要拖到最後一刻才做,這樣可能會很有壓力。至於是否需要這樣煩瑣的流程其實可能未必,但這些流程的更改也不是一個小小職員可以說話的,不過有過這樣的經驗,其實更可以同理行政人員的辛苦,若未來自己身為管理階層,可以好好檢視這些流程存在的必要,或許可以減輕行政人力。


以拖待變有些時候也是一種方法

當接收到不太合理的指令時,除了再次確認意思以外,若評估並沒有很高的急迫性也可以稍微拖延一下時間。有些時候當下的要求或指令可能參雜著情緒或是並不是最有效率的執行方式。因此,執行之前要思考這樣做是不是有道理以及可否解決問題,如果答案是否,那就要跟上面的人討論或等一段時間再去重新確認。


有些事情是體制的問題,大家也是有苦難言

這部分大概跟上面雷同,做過行政工作也比較能夠同理行政工作的辛苦與難為,所以面對行政人員的一些要求也可以比較心平氣和。

其實在一個大環境底下很多人就真的是一個小螺絲釘,站在一個螺絲釘的角度不會了解整體的樣貌,而螺絲釘能做的也只是栓好自己的那一部分,所以一個系統要好要穩固,還是要從設計面(主管階層)出發。


一年以來的心得

這一年來基本上還算順利,除了最後一段時間的一些風風雨雨以外,內部的事情就不方便講太多,下面單純紀錄一下自己這一年來的心得。


信任感很重要,沒有信任很多事情會事半功倍

在處理任何事物時若沒有信任感則會需要反覆確認對方是否有按照規則或需求做事,交代下去的事情也不會放心放給下面的人執行。若實質上被交付的對象有認真執行任務,但卻得知有一些不被信任的狀況,這樣就會進入惡性循環。身為管理階層,在選擇協助處理行政流程的人員時應該要給予一定的信任感,否則在效率與結果上反而會比自己執行更差。


有一些事情是身為一個領導者的必要之惡

身為一個領導者,有些時候必須承擔最終的決策,而一個決策的背後一定會有利益的優劣,基本上不太可能達到全贏的局面。然而,如果一味的想要討好兩方,或不願意出面做最終決策,事情反而會不斷被拖延,而且若有兩方角逐或競爭時會造成彼此關係的惡化。


事有輕重緩急,對於執行者與要求者皆然

對於下指令的領導者而言,事情的處理一定會需要時間,所以在交付任務時可以提早給予明確的指令很重要。在下位者或接受指令的人也需要有妥善的時間規劃,不要把事情留到最後一線才匆匆忙忙開始執行。在有時間壓力的情況下,事情可能會完成,但中間可能會有一些不必要的衝突或損耗。


下達的指令要明確,避免不必要的浪費

一個大的組織一定不可能單靠少數人完成所有業務,業務一定會被分配到不同的層級。在交辦業務時,如果沒有把需求與指令告知執行者,最後可能會造成白做工的情形。因此,事情可以交辦由其他人執行,但領導者也應該要知道事件的基本性質以及一些細節,這樣在分配工作或給予期限時才能夠貼近現實。


充分了解事件的本質,避免不必要的消耗

有些時候身為領導者或管理層需要排解糾紛、衝突或是一些上面交辦下來的麻煩事。如果只是將事情交辦但身為最終決策者卻沒有一定程度的瞭解,那可能會淪為內耗,平白浪費很多時間與精力。如果有衝突的發生,兩方勢必會有一些競爭與摩擦,單純交由雙方處理對於管理層級乍看之下可能輕鬆,但中間產生的情緒卻有可能有深遠的影響。


講理與講情都需要,但兩者之間有時候很難兼顧

人類有理性但同時又有感性的成分,針對一件事情需要同時考慮道理與情面兩個因素。遇到問題的重點是如何解決問題,有些時候走理性的論述未必可以解決,走感性的安撫可能比較能達到目的。然而,這中間還是要權衡理與情之間孰輕孰重,不能因為有些人過於情緒化,每次都被情緒勒索而影響到其他認真做事的人的權益。


了解自己的能力,不要做高估自己的事

每一個人的能力都有所不同,了解自己可以在多少時間完成多少事,以及可以同時執行多少任務很重要。有些時候會發現可以這樣做,但是沒有辦法把事情做好,這時就要考慮這樣執行出來的成果是否可以被接受。當然,在嘗試的過程中也可以發現換一個方式或調整一下步調與先後順序就可以在同時有很多事情的夾擊下還是有很好的產出。在總醫師的階段會有很多這樣的時刻,某種程度來說也算是再一次的認識自己。


總結

擔任總醫師這一年絕不輕鬆,很多事情也是第一次面對,但正因為有這樣的經驗才能夠同理曾經或現在在這個位置上的人。總醫師的工作一定要有人做,而基本上醫院內的每一個職位的一些特色或工作性質都可以從總醫師的期間有一定的了解。此外,學習一些人際溝通雖然很累,但也是總醫師任內很重要的學習。不論是和上級長官(從主治醫師、部長到醫院的管理層級)、各職類同事(治療師)以及同儕和學弟妹,都一定會遇到摩擦或利害關係,此時如何處理就是一種考驗與學習。整體來說,許多人可能會抗拒擔任總醫師,但這個階段是不可避免的,與其不斷逃避或擺爛,不如想想可以怎樣最大化在這個階段的收穫,念頭一轉或許心情的調適上也會比較好。


Dr. M 我們下次見!

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1 Comment


kuei sheng
kuei sheng
Jun 06

講解的很有條理,對於一個人在職場工作上很有幫助👍

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